Orice firmă care colectează și prelucrează date cu caracter personal ale clienților sau angajaților (sunt doar două exemple) trebuie să acorde atenție deosebită protejării acestora. În cazul scurgerii, vânzării sau chiar pierderii unor documente care conțin astfel de date, sancțiunile pot fi destul de mari. Prin urmare, chiar dacă ai o firmă mică, trebuie să îți iei o serie de măsuri de protecție a datelor cu caracter personal. Iată câteva sfaturi pentru tine! Unele dintre ele ar putea fi utile și celor care au funcții în departamente cu acces și responsabilitatea ce decurge din accesarea acelor date.
Încuietori cât mai sigure
Prima măsură de protecție a datelor cu caracter personal este dotarea sediului firmei, al biroului în care desfășori activitatea, cu o ușă bună, cu încuietori cât mai sigure. Spargerile au loc adesea și este mai bine să previi astfel de cazuri, în care documente importante să ajungă pe mâna cui nu trebuie. În plus, montarea unei alarme sau/și a unor camere video este și ea recomandată. Nici un seif nu ar strica.
Limitarea accesului la echipamentele IT
Majoritatea datelor sunt stocate pe echipamente IT, fie că vorbim de laptop-uri, calculatoare, tablete sau telefoane mobile. Dacă, de exemplu, ai aceste date importante în laptop, trebuie să îți protejezi acest dispozitiv cât de mult poți. Documentele din el trebuie parolate. Laptopul însuși parolat și el.
Dacă plimbați mult acest laptop, atunci o astfel de geantă de laptop vă este absolut necesară, pentru a nu vă despărți niciodată de el. Există și genți de laptop cu cifru, în caz că nu știați. Nu ar strica nici un sistem antifurt, un soi de centură de siguranță pentru când stați la semafor cu geanta de laptop pe scaunul din dreapta.
Siguranța corespondenței
Mare atenție și la corespondență dacă nu vreți să aveți vreo scurgere a datelor cu caracter personal. Cu atât mai mult dacă aveți sediul prin blocuri, atenție la cutia poștală, de unde adesea dispar plicuri! Mai există și riscul ca poștașul să introducă un plic adresat dumneavoastră într-o cutie poștală greșită. Nu ar fi rău ca, pentru corespondență, să aveți o cutie poștală cu încuietoare și etichetă, montată separat. Mai ales că o cutie poștală normală este mult prea mică pentru a încăpea în ea plicuri mari, cum sunt adesea cele cu documente.
Protecția împotriva furtului de date online
Dispozitivele IT au nevoie de protecție nu doar împotriva furtului și a accesului fizic, ci și împotriva accesării sistemului din rețea, online. Un laptop trebuie să aibă instalate programe care să îl protejeze de atacurile cibernetice. Rețeaua de internet trebuie și ea securizată foarte bine. Un telefon de serviciu ar trebui folosit doar pentru serviciu, nu și în scop personal, când scopul personal înseamnă navigare pe internet pe diverse site-uri care pot fi nesigure. Totul trebuie securizat pentru a limita pericolul pătrunderii în sistem a unor persoane rău intenționate.
Distrugerea documentelor
Orice document, chiar și o simplă scrisoare venită din partea unui client sau a unui angajat trebuie manevrat cu grijă până la final. A mototoli acel plic/scrisoare și a o arunca la coș este sinonim cu o scurgere de date. Regulile de protecție a datelor cu caracter personal cer ca orice tip de document să fie distrus, nu aruncat ca atare. Prin urmare, un distrugător de documente este musai să fie în birou.
Ține cont că acestea sunt doar câteva sfaturi, punctul de plecare în securizarea datelor cu caracter personal pe care le colectezi și prelucrezi prin afacerea ta. Cel mai bine, pentru a te asigura că te aliniez perfect noilor standarde în domeniul protecției datelor, consultă un specialist!
Cateva sfaturi utile pentru orice firmă
Mulțumim pentru informații .
Dap am patit de astea!