8 lucruri importante în organizarea unei ședințe eficiente la birou

Sedințele de la birou sunt considerate o pierdere de timp de către mulți angajați. Nu sunt atenți la ele, li se pare că știau deja ce se discută, că nu au nimic de învățat sau de notat din ele. Dacă 1-2 oameni de firmă văd lucrurile așa, dar pentru restul ședințele par a fi un motor, atunci poate că e vina lor că nu acordă importanță evenimentului și nu se implică suficient. În schimb, dacă e o chestiune generală și ședințele par a nu aduce nimic bun, atunci sigur se greșește undeva în organizare. Dincolo de informații și idei, contează mult și cum se organizează totul. Sunt câțiva pași esențiali pe care ar trebui să îi urmăm în organizarea unei ședințe.

1. Realizarea planului

O ședință trebuie întotdeauna să se desfășoare după un plan. Nu îți vine acum o idee și în convoci pe toți în sala de ședințe în 15 minute. Trebuie să ai o schiță a ideilor pe care vrei să le dezbați și un program clar. Altfel, dintr-o simplă frază pot începe să curgă întrebări și idei în contradictoriu, să ajungeți să vă abateți de la subiect și să pierdeți 2 ore din programul de lucru pe nimic. Fă un plan de transmitere a informații și construire a discuțiilor, fără a depăși 40-50 de minute!

2. Alegerea zilei și a orei pentru organizarea unei ședințe

Lunea și vinerea nu sunt zile foarte bune pentru organizarea unei ședințe. Lunea oamenii încă nu și-au revenit după weekend și vinerea se grăbesc și se gândesc la ce vor face în zilele libere. În ceea ce privește ora la care va avea loc ședința, aceasta ar trebui să fie în prima parte a zilei. Studiile indică drept oră preferată ora 11:00.

3. Pregătirea prezentării

Orice ședință pornește de la niște idei, de la niște informații. Pentru ca publicul să reacționeze la situațiile și datele prezentate, trebuie întâi ca informația să ajungă la el într-o formă cât mai clară și mai ușor de reținut. Trebuie pregătite și gândite inclusiv scheme sau prezentări. Șansele ca mesajul să ajungă la receptor, în forma dorită de emițător, sunt mult mai mari dacă se combină comunicarea orală cu cea vizuală. Se pot folosi, în acest sens, videoproiectoare sau variante mai ieftine, așa cum sunt aceste table magnetice. Investiția este minimă, dar schemele și cuvintele cheie notate pe un astfel de dispozitiv fac ședințele mult mai eficiente. Și o tablă simplă pentru scris este bună.

4. Invitația la ședință

Aceasta trebuie trimisă tuturor celor pe care îi doriți prezenți la ședință. Se poate trimite și în format imprimat, dar și electronic, pe e-mail. Mesajul trebuie să conțină data și ora la care va avea loc ședința, dar și planul și subiectele de discutat. Invitațiile se trimit cu 1-2 zile înainte, mai ales dacă necesită și pregătire prealabilă din partea participanților (gen studiat niște rapoarte).

5. Instrumentele necesare pentru participanți

Tabla magnetică, despre care povesteam mai devreme, ajută mult în procesul de comunicare și ideile vor fi reținute mai ușor și în număr mai mare de către cei care participă la ședință. Totuși, pentru că multe dintre ele sunt uitate rapid, ar trebui ca angajații să-și ia câteva notițe. Probabil că unii dintre ei vor veni cu o agendă și un pix, dar cel mai bine ar fi să le asiguri tu câteva astfel de produse de papetărie (hârtie de scris, instrumente de scris – inclusiv markere, eventual și niște dosare, un perforator sau poate chiar caiete mecanice). Așa te asiguri că toți vor lua notițe.

6. Respectarea orarului ședinței

Ședința trebuie să înceapă întotdeauna la ora stabilită și anunțată. Organizatorul ședinței este cel care trebuie să se prezinte în sala de ședințe, cu 10-15 minute înainte de începerea ei, pentru a verifica dacă totul este pregătit pentru eveniment. Se va verifica numărul de scaune (să fie egal cu numărul participanților), prezența tablei magnetice și a obiectelor de papetărie amintite. Chiar dacă un participant nu a ajuns până la ora anunțată pentru începerea ședinței, nu-l veți aștepta și nici nu veți relua ideile pentru el, dacă va ajunge cu zece minute mai târziu. Va avea acces la schemele de pe tabla magnetică și la notițele colegilor pentru a nu pierde nimic din ce s-a discutat pană atunci.

7. Respectarea planului cu subiectele de discutat

Orice ședință are nevoie de un lider, de omul care să se asigure că discuțiile nu o iau în alt sens decât cel dorit și nu se pierde timp. Acesta trebuie să aibă grija ca toate subiectele trecute în plan să fie discutate în timpul ședinței. Nu înseamnă că liderul este unicul speaker. Și ceilalți au dreptul să vorbească, dar pe subiectele care sunt pe listă. Liderul e un fel de moderator, dacă vreți să-l numim așa.

8. Rezumatul și concluziile

Repetiția este mama învățăturii și a imprimării informațiilor la nivel mental. De aceea, un rezumat al discuțiilor este mai mult decât indicat în cadrul unei ședințe. Se vor urmări schemele de pe tabla magnetică și se vor repeta ideile principale ale discuției. Asta va ajuta publicul să tragă mai ușor concluziile în urma acestei ședințe.

O ședință organizată așa cum trebuie nu are cum să nu fie eficientă. Fiecare din elementele descrise mai sus este foarte important în organizarea unei ședințe. Sigur vor prinde bine aceste informații.

Dincolo de toate, șefii și organizatorii trebuie să evite ședințele prea lungi. Ce trece de 60 de minute, deja este prea mult.

Tags: , ,

Related Posts

Previous Post Next Post

Comments

    • Daniela
    • 23/01/2017
    Reply

    Mulțumesc de aceste sfaturi,dar sunt satura de ele.O data pe săptămână am parte de ele și câteodată una urgenta…

  1. Reply

    la vechiul loc de munca aveam sedinte cam in fiecare zi. ideea naspa e ca se lungeau peste masura si in fiecare zi erau cam aceleasi lucruri aduse in discutie

    1. bine ca m-a ferit Dumnezeu de asa ceva.

    • stoica claudia
    • 23/01/2017
    Reply

    interesante sfaturi

    • Valeria Chertes
    • 23/01/2017
    Reply

    Daca s-ar tine cont de toate ar fi foarte bine.

    • ghelbere elena
    • 24/01/2017
    Reply

    Am urat dintotdeauna sedintele si am cautat motive ca sa ma lipsesc de ele.

  2. Reply

    zilnic, si avui uneori 3-5 ore pe zi. Sedinte 🙂

    1. sincere condoleante!

  3. Reply

    Chiar daca se respecta toate aceste puncte sedinta e o plictiseala continua. Poate doar daca lucrezi in publicitate si mereu e vorba de altceva.

    1. acuma depinde si cat de dese sunt sedintele, nu?

    • Tatiana Sorina
    • 24/01/2017
    Reply

    Super articol!

  4. Reply

    Era cea mai plictisitoare activitate, desi nu prea aveam eu parte de sedinte, secretara statea la usa mai mult si le servea cafele, sucurile, bla, bla… dar nici asta nu-mi placea si tremuram de ma luau dracii cand simteam toti ochii atintiti spre mine.

    • nicolae claudia
    • 24/01/2017
    Reply

    mie imi plac sedintele..pot fi constructive uneori..conteaza mult si organizarea, subiectele de discutie. ca daca ma apuca, cascatul..e nasoala treaba

    1. bine ar fi sa nu se lasa cu asa ceva 😛

  5. Reply

    O, detst sedintele. Cred ca la 10% din sedintele la care am participat timpul a fost castigat si folosit eficient, in rest…piedere de vreme. Ce ma enerveaza pe miene maxim sunt oamenii care propun sedinte pe diferite teme, dar apoi se trezesc ca nu au materiale: prezentari, video proiector ( daca e cazul) si nimeni nu intelege mare lucru. Sprea norocul meu, de la un moment dat incolo, la noi la job s-a hotarat sa nu mai participe la sedinte decat cei cu functie ( sefi, sefuleti) si cum eu sunt un simplu angajat…am scapat.

    1. daaaa, tu iti faci treaba si ei se fac ca tin sedinte. E si asta o chestie 😀

    • Aurelia
    • 25/01/2017
    Reply

    La sfarsit e bun un feed-back, o parte in care sa cerem sugestii asupra subiectelor discutate (eventual asupra celor la care s-a ajuns in discutie plecand de la cele de pe ordinea de zi precum si intrebari despre subiecte ce se pot discuta in sedintele viitoare. Asa putem afla ce probleme intampina ceilalti si avem timp sa ne gandim la solutii

    1. Foarte bun sfatul. La asta nu ma gandisem. Multumim.

    • dumittrescu raluca
    • 25/01/2017
    Reply

    URASC SEDINTELE ,PIERDERE DE VREME

    1. refuz sa cred ca nu sunt si sedinte utile 😀

    • Barbalata Mirela
    • 25/01/2017
    Reply

    Nu stiu cum este intr-o multinationala dar intr-o companie mica sau medie nu se respecta nici o regula. Cica totul este constructiv dar in realitate se bate pasul pe loc si se pierde timpul .

  6. Reply

    Urăsc ședințele. Când aveam ședința parca ma duceam la tăiere. Am amintiri neplăcute in acest sens. Si eu sunt de părere ca in prima parte a zilei este bine sa aibă loc ședința.

    • Hacman Mariana
    • 27/01/2017
    Reply

    Chiar daca nu ne face placere sa participam la sedinte,nu avem de ales)))Asa ca ar fi bine sa tinem cont de toate aceste sfaturi..sunt sigura ca daca vom face totul pas cu pas,daca vom tine cont de toate aceste etape ,sedintele nu vor mai fi o pacoste pentru noi…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

0 shares