Cum am devenit organizator de evenimente de afaceri și cât de mult m-a ajutat Hotelul Golden Tulip Times (P)

Se muncea de multă vreme la noul produs. Acum era gata. Era gata creat. Mai avea cale lungă până la lansare. Trebuia mai întâi prezentat pe îndelete tuturor reprezentanților noștri zonali, trebuia ca aceștia să primească un minim instructaj despre cum să îl introducă publicului și ce strategii să aplice pentru promovarea lui la nivel local, etc. Șeful a decis că nu e suficient să trimitem niște prezentări, schițe și planuri la birourile noastre din marile orașe din țară, că ar fi mult mai bine să organizăm un eveniment la care creatorii produsului și specialiștii noștri în marketing să facă toate prezentările și instructajul necesare.

Tot șeful a fost cel care a decis ca eu să mă ocup de organizarea acestui eveniment, de tot ce ține de locație, servicii de catering, cazarea participanților(pentru că evenimentul urma să sa întindă pe două zile), etc. Mai pe scurt, eram un om mort. Dar cum să îi spui șefului că tu nu ești organizator de evenimente, când rivalul tău abia așteaptă să se ocupe el de asta și să fie promovat înaintea ta. Norocul meu că eu trebuia să mă ocup doar de locație, nu și de întreg desfășurătorul și planul de prezentare. Numai noroc nu l-am putut numi atunci. Știam doar că trebuia să fie un hotel din București.

Mi-am lua aliații de nădejde: agenda, pixul și tableta cu prietenul Google și m-am apucat de treabă. Am gândit business din start: de ce să mă complic să fac cazarea participanților la un hotel, să organizez evenimentul în altă locație, să trebuiască să tratez cu două puncte de recepție și să mă ocup și de transportul între cele două locații, când pot să aleg un hotel în care să se desfășoare toată povestea? Așa am ajuns să aleg Hotelul Golden Tulip Times. E amplasat într-o zonă centrală și se poate ajunge ușor la el, atât cu mașina cât și cu metroul.

Am sunat la hotel ca să văd cum stă treaba cu locurile libere pentru data la care aveam de organizat întâlnirea. Aveau cele 30 de camere necesare libere și două din cele trei săli de conferințe de asemenea. N-am avut răbdare să fac treburile online, să cer o ofertă. M-am dus direct la hotel și am tratat acolo pentru o sală de conferință în perioada respectivă.

Am ales sala de conferințe Panorama, o sală foarte luminoasă, potrivită ca mărime, cu vedere spre Palatul Parlamentului. Am mizat pe o așezare tip boardroom și m-am bucurat atunci când reprezentantul hotelului m-a întrebat ce dotări dorim în sala de conferință. Chiar mă gândeam de unde am să fac eu rost de ecran și proiector și cum o să le aduc la locație. M-am asigurat că s-a notat ca sunt necesare cele două produse, că vom avea conexiune wireless la internet și că vom găsi și un microfon funcțional amplasat în sală.

Același reprezentant al hotelului m-a mai salvat o dată. Dacă nu mai organizasem niciodată un astfel de eveniment, nici nu mi-a dat prin cap că aș avea nevoie de un serviciu minim de catering. Era drept că în Hotel exista un restaurant la parter, Cafe Times, la care plănuisem că mergem într-o scurtă pauză la prânz, dar era la fel de drept că, în timpul prezentării, trebuia să avem și noi la îndemână niște apă, un suc, ceva de ronțăit, eventual niște gustări reci, mai ales că, în prima zi, oamenii veneau direct de pe drum și poate nu apucaseră să ia masa. 

De asemenea, m-am interesat de restaurantul hotelului, cel de la mezanin, locul perfect pentru cină, și am făcut și acolo rezervări pentru prima seară, pentru participanții veniți din țară. Pentru cea de-a doua seară, am rezervat mai multe locuri pentru că șeful își dorea o cină cu întreaga echipă. Locația este de o eleganță simplă, menită să te facă sa te simți special dar în largul tău, iar meniul este unul care cuprinde multe feluri de mâncare românești și vinuri de calitate de proveniență autohtonă. Am știut din prima că va fi o plăcere să socializăm într-un asemenea decor, să ne relaxăm puțin, desfătându-ne cu bunătățile pregătite de chefii de la restaurantul Good Old Times de la Golden Tulip.

Șefului îi plăcuse mult locația aleasă. E genul de hotel care nu are cum să nu lase impresie bună participanților la eveniment. Eleganța și stilul sunt la ele acasă, comportamentul personalului este unul ireproșabil și calitatea serviciilor este de excepție. Sala de conferințe l-a încântat cel mai mult(cu lumină naturală, pătrunzând pe ferestrele mari, cu mocheta albastra, moale, perfect aspirată, cu ecranul generos și sonorizarea de o calitate deosebită). Stilul minimalist, dar păstrând liniile elegante, adaptate vremurilor moderne, se potrivește perfect profilului firmei și noului nostru produs.

Camerele standard fuseseră și ele rezervate, nu fără a le inspecta atent. Sunt camere spațioase, primitoare, cu decoruri în linii și culori calde, aerisite, curate, fără pereți încărcați cu tablouri sau alte elemente inutile, cu sistem de acces pe bază de cartelă magnetică. În plus, ne-a plăcut ideea de mic dejun bufet. Toate aceste detalii  urmau să le asigure oamenilor noștri tot confortul necesar pentru a nu simți prea tare lipsa lui „acasă”.

Acum urma să întocmesc niște mape pe care să le trimit viitorilor participanți pentru a-i informa asupra tipului de ținută pe care îl dorim, asupra locației hotelului(adresa, coordonate GPS, mijloace de transport, etc), asupra camerelor rezervate și a facilităților incluse. Le-am biruit și pe acelea și le-am trimis colegilor din țară pentru a-i invita la eveniment în București.

De partea cu planificarea prezentărilor s-a ocupat o altă colegă de-a mea. În schimb, mi-a trasat mie sarcina de a multiplica materialele informative și a crea câte o mapă pentru fiecare participant la eveniment. Ei bine, fiind foarte stresată să dau la timp lista participanților la recepția hotelului, să verific funcționalitatea microfonului, a proiectorului și a ecranului din sala de conferințe, a rezervărilor de camere și mese, a serviciilor de catering, am uitat de mapa de prezentare. Salvarea mea a fost faptul că la Golden Tulip au și serviciu de copiere cu plată. Altfel, sigur o încurcam.

Evident că a fost o nebunie să organizez un asemenea eveniment dar a ieșit bine. De ce mint eu? Nu bine, ci foarte bine! Dacă aș mai face-o? Cu siguranță da, dacă m-ar lăsa să aleg același hotel Golden Tulip. Într-o altă locație e posibil să nu fie la fel de ușor să mă transform în organizator de evenimente de afaceri.

.