Găsește orice document în 60 de secunde! 4 sfaturi pentru organizarea actelor

organizarea actelor de acasă

Dacă rezultatele căutărilor tale te-au adus la acest articol, înseamnă că și tu ai acasă munți de documente pe care nu știi cum să le mai așezi și organizezi. Să nu crezi că doar ție ți s-a întâmplat să răscolești un sertar întreg în căutarea unei foi care s-a lăsat găsită abia după 20-30 de minute!

Cum ar fi să știi tot timpul exact unde se află un buletin de analize, un certificat de garanție al unui produs sau o chitanță de la o amendă? Minunat. Știu. Și chiar se poate, fără prea mare cheltuială. Să-ți povestesc cum am scos-o eu la capăt.

Organizarea actelor se învață

Până acum câteva luni, aveam un sertar mare plin cu actele care trebuie păstrate. Toate erau puse la grămadă. De fiecare dată când aveam nevoie de ceva, îngenuncheam lângă sertar și petreceam acolo cel puțin 10-15 minute în căutarea documentului pierdut. De câte ori nu mi s-a întâmplat să le iau și de 2-3 ori la mână pentru că vreo chitanță nu s-a lăsat găsită din prima!

Într-o zi am mers la medicul de familie și am avut acces pentru câteva minute în camera cu dosarele pacienților. Sunt sute de pacienți cu fișe complete acolo și totuși asistenta găsește orice în mai puțin de 2 minute. Mi-am zis că, dacă ea poate organiza un birou întreg, pot să fac și eu asta cu un sertar și am început să caut materiale text sau video cu sfaturi pentru organizarea actelor. Cele mai importante dintre ele le găsiți mai jos și sper să vă ajute și pe voi.

1. Grupați documentele

Cea mai mare greșeală pe care o făceam era să țin totul la grămadă. Practic, dacă pui într-un borcan mare 100 de bomboane cu 6 arome diferite și vrei una cu banane, o să răstorni cel puțin un sfert din bomboane, o să dai 2-3 pe jos și o să pierzi timp să le pui pe restul la loc. Nu mai bine îți sortezi bomboanele în 6 borcănele mici și știi exact de unde să iei aroma de care ai poftă? La fel e și cu actele. Dacă voiam un contract, răscoleam tot sertarul pentru că nu aveam dosar separat pentru contracte. Ăsta e primul pas, să separați tipurile de documente. Facturile într-o parte, actele casei în altă parte și tot așa.

2. Țineți la îndemână documentele folosite în mod curent

Se întâmplă tot mai des să lucrăm acasă sau și de acasă. Sigur avem unele documente pe care le vrem mereu la îndemână. Nu le putem pune în sertar sau în biblioraft dacă avem nevoie de ele zilnic sau săptămânal, dar nici nu le putem lăsa pe birou sau pe masa din sufragerie, la voia întâmplării. Am făcut eu asta. Lăsam fiecare document pe unde îmi venea. Îl lua mama sau soțul, îl punea ”bine” undeva și înnebuneam căutându-l.

Între timp am cumpărat 2 astfel de tăvițe pentru documente. Într-una stau facturile care așteaptă să fie plătite și în alta (ce dea jos) stau documentele mele. Când caut ceva știu exact unde-l găsesc.

3. Ajutați-vă de culori

bibliorafturi, mape si dosare pentru organizarea actelorDacă țineți actele în sertare, ca mine, cel mai simplu ar fi să folosiți  genul acesta de mape și dosare. Fie alegeți dosare colorate și puneți, să zicem, unul verde pentru facturi, unul albastru pentru documente medicale, unul roz pentru acte de studii etc, fie folosiți dosare ieftine din carton sau mape transparente dar vă ajutați de etichete și separatoare colorate. De exemplu, la mapele care conțin actele soțului, puneți separatoare albastre, la cele alte copiilor separatoare de culori diferite și tot așa. Dacă le țineți pe un raft în bibliotecă, puteți folosi bibliorafturi colorate.

4. Separați, separați și iar separați

Important este să vă faceți un sistem propriu care să vă ajute. Nu contează ce materiale folosiți. Se poate face organizare și cu 100 de mape transparente din plastic, câteva post-it colorate și un marker.

Exact asta am făcut eu. Am cumpărat mape și am pus actele pe categorii. La dosarele medicale am pus un post-it roșu. La cele cu facturi unul mov. La actele mașinii unul gri (mașina noastră e gri). La actele soțului am pus post-it galben pentru că este culoarea lui preferată. Sistemul vi-l faceți singuri.

În fiecare mapă adăugați dosare în care separați din nou. De exemplu, în mapa cu facturi am câte un dosar fiecare tip de factură: facturi la gaz, la apă, la electricitate, la cablu, la telefon etc. Sau le puteți pune pe toate într-un dosar, dar faceți folie pentru fiecare lună în parte. Măcar așa, dacă aveți treabă cu o factură la gaz din luna mai, o căutați mai puțin.

Acum mi-e mult mai simplu. Caut diploma soțului? Mă duc la mapa cu post-it galben, caut dosarul pe care am scris acte de studii și folia pe care am lipit eticheta cu acte calificare și știu sigur că acolo e diploma. Fără stres, fără timp pierdut, fără certuri în familie. Când intră banii, mergem la tăvița cu facturi. Le luăm, le plătim și apoi dăm fuga la mapa cu facturi, la dosarul corespunzător facturii respective și o adăugăm în arhivă.

La voi cum stă treaba cu organizarea actelor? Dacă v-aș cere acum o chitanță de la o amendă plătită în 2016, care figurează ca neplătită, în cât timp ați găsi-o?

 

Etichete:
Previous Post Next Post

Comments

    • Valeria Chertes
    • 26/06/2017
    Răspunde

    La mine unde sunt actele este ordine si curatenie.

    1. eu de felul meu sunt destul de imprastiata.

  1. Eu as gasi destul de repede tot. Actele sunt in dosar, chitantele in cutie, in alta cutie bonurile pentru garantie.
    Sunt ordonata si organizata, nu pot sa traiesc in dezordine, ma streseaza 😀

    1. nici nu mi-as fi imaginat altfel, serios. Ddin toate postarile tale transpare asa o pasiune pentru ordine si disciplina. Bravo tie!

  2. Chiar utile sfaturile. Eu de când îmi propun să le ţin pe toate în deplină ordine, da-s o împrăştiată…
    Recunosc, acum mi-s toate în ordine, iar peste o săptămână sigur se schimbă ceva, un pic de dezordine, schimb locul, uit unde, de astea. Sper să mă cuminţesc, că nu e de joacă cu actele.

    1. mie-mi zici? De ce am intrebat de chitanta de la amenda? Pentru ca eu am plans 3 zile ca nu gaseam una si riscam sa platesc iar o amenda de 600 de lei.

    • nicolae claudia
    • 27/06/2017
    Răspunde

    la mine documentele sunt in ordine..chitante nu prea am, ca majoritatea platilor le fac cu transfer din cont si daca am nevoie de dovada de plata, scot repede un extras de cont

    1. la unele utilitati am trecut si noi de anul asta pe factura electronica si plata online.

    • ghelbere elena
    • 27/06/2017
    Răspunde

    Nu ma laud, dar la mine toate actele sunt puse in folii, apoi in dosare si dosarele in biblioraft. Asa in vine foarte usor sa gasesc ceea ce caut.

    1. eram sigura ca esti o femeie organizata.

  3. Răspunde

    Wow, ce organizata esti! Nu vii si la mine? Ca am niste acte care ma asteapta de mai bine de jumate de an sa le pun bine la dosar :)))

    1. platesti bine? sa stii ca imi place sa sortez chestii. La mine mai grav e cu calcatul sau gatitul. Vii tu si imi faci de mancare si eu iti fac ordine in acte.

  4. Răspunde

    Eu sunt organizata…degeaba! De indata ce sotul meu cauta ceva zici ca a trecut uraganul! Nimic nu mai gasesc pe urma. Cumva, in acel haos, el reuseste sa stie exact unde a aterizat fiecare hartie 😛

    1. sa stii ca sunt si persoane care functioneaza mai bine in dezordinea aparent ordonata.

  5. Răspunde

    Dosar pentru fiecare an, in dosar folie pentru fiecare categorie, de ex facturile la electricitate in aceeasi folie. Actele importante (diplome, certificate de nastere, etc) intr-un dosar separat. Dupa 2-3 ani tin din dosarul anului ce-i mai important si pun intr-un biblioraft (pe ani). Nu-s deloc ordonata, dar am fost obligata sa fac asta, ca aici avem mult mai multe hirtii decit in Romania si majoritatea trebuie pastrate. In ultimii ani s-au mai imputinat, gratie internetului. Aveam dosar cu facturi la cumparaturi, m-am luat dupa Kon Mari si facturile le-am pus in anii in care au fost cumparate lucrurile, dar trebuie sa revin la vechiul sistem , ca asa sunt mult mai greu de gasit.

    1. facturile le-am cam aruncat pe cele vechi. Mai am doar facturi din ultimii 2 si oricum sunt mai putine pentru ca multe sunt in format electronic acum.

    • Iacob Elena
    • 27/06/2017
    Răspunde

    Asa trebuie sa mi le organizez si eu caci atunci cand caut un act nu il gasesc niciodata!

    1. cand ai timp, incearca sa le separi!

    • Dincolo de nori
    • 27/06/2017
    Răspunde

    Pentru mine e simplu de răspuns la întrebarea ta. N-am luat nici un fel de amendă din 2005 încoace. 🙂 Lăsând gluma la o parte am propriul sistem de organizare, dosare pe culori şi, evident, mape.

    1. pai cum sa mai avem noi bani la buget daca tu nu iei amenzi, Radu? 😀

  6. Răspunde

    Si eu ma descurc bine la partea de organizare (I’m an OCD freak 😀 ). Si, la fel ca si tine, ma folosesc de tavite pentru documente. Cu bibliorafturile prefer sa le am de aceeasi culoare pe toate, insa notez pe cotor ce tin in fiecare. Si, desigur, am etichete d’alea colorate prin ele. Organizarea e numele meu mijlociu. Si al tau, se pare, dupa ce am citit articolul acesta. ^_^

  7. ma crezi ca trebuie sa caut un contract de casa si nu-l gasesc? deci imi vine sa mor, nu pricep unde e si de ce nu e unde ar trebui sa fie… tare ciudat! acum trebuie sa iau toata casa la mana

    1. sper ca l-ai gasit intre timp. Te inteleg perfect ca si mie mi se intammpla sa caut de nebuna diverse lucruri. Numai cu actele sunt organizata 😀

  8. Eu folosesc bibliorafturile. Imi sunt mai la indemana 😉
    Mereu gasesc ceea ce caut. Poate nu in 60 de secunde, dar in 5 minute tot le dau de capat. Pune la socoteala ca am unele documente vechi de 10 ani. De care ma mai lovesc uneori!

    1. cred ca toti avem si documente antice 😀

  9. Răspunde

    Destul de simplu pt ca eu platesc totul online si as scoate op-ul din banca. Dar in rest sunt super dezrganizata, le am pe toate in folii, puse in bibliorafturi, dar fara nici o legatura. Daca vreau ceva, caut fila cu fila. Macar tot e bine ca dau pagina usor si nu ma pierd in ele , dar dureaza o vesnicie :)))

  10. Răspunde

    Treaba cu organizatul nu este cea mai buna. Sunt o tipa dezorganizata si referitor la intrebarea pusa de tine … cred ca mi-ar lua ceva timp sa gasesc acea chitanta si in plus sunt sanse mari sa n-o mai gasesc

    1. ca o gasesti greu, n-ar fi problema. Mai rau e sa nu fie deloc in casa 😀

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

0 shares